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 杭州电子科技大学外宾接待管理实施办法

       第一条 为进一步规范学校外宾接待工作,加强外宾接待经费管理,根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》(中发201313号)、《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》(财行〔2013533号)、《浙江省外宾接待经费管理规定》(浙财行〔201429)等有关规定结合学校外事接待实际,制定本办法。

第二条 本办法所称外宾接待分为外宾公务接待和外宾业务接待。外宾公务接待是指因访问交流而安排的外宾接待;外宾业务接待是指因教学科研等任务需要而安排的外宾接待。来访目的包括:参观访问、合作交流、教学科研、工作会晤等。

第三条 本办法适用于学校各部门、院系、单位(以下统称各单位)的国外、境外来宾的公务和业务接待。国际交流合作处、港澳台办公室(以下统称国际处)是学校外事工作的归口管理部门,负责学校外宾接待的管理和协调工作。

第四条 接待原则

(一)坚持服务外交、友好对等、务实节俭的原则。学校外宾接待应服务教学科研需要,加强计划、提高实效,尽量减少临时性、无实质性内容的接待。

  (二) 坚持对口联系、分级管理的原则。学校邀请的外宾一般由国际处总体协调,根据工作需要协调相关单位及人员参加各单位负责本单位的外宾接待工作确需校领导参加的外宾接待,需提前两周上报,学校办公室会同国际处统筹安排。

接待部门应根据“外事无小事”的原则,认真做好接待方案,接待过程中应注意搜集和保存相关资料和工作照片(视频)等;参与接待人员应该严格遵守保密制度,确保党和国家的机密安全。

(四)外事活动的新闻报道应严格执行学校的有关规定,需经国际处和宣传部审稿,征询参与会见的相关校领导意见之后方可对外发布。

第五条 接待程序   

外宾接待严格执行先审批、后接待的要求,未审批的外宾来访工作不安排接待。各单位须事先拟定接待工作方案,由各单位负责人对外宾接待方案进行审核,并填写《杭州电子科技大学外宾接待审批表》(详见附件)

第六条 接待标准及规定

无互惠对等原则及外事交流协议的公务接待,招待天数不得超过5天(含抵、离境当天),超出部分产生的费用一律由外宾自理。外宾业务接待天数按教学科研等任务的具体需求执行。有聘用合同的外宾按聘用合同相关规定执行。上级单位邀请的外宾团组来学校访问,招待天数、招待人数商上级邀请单位确定。

外宾接待经费开支范围包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠送礼品等。

(一)住宿费按以下办法执行:

外宾接待需安排住宿的,由邀请单位负责。外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华,外宾住房标准如下:

1. 部级、院士及以上级别外宾可安排套间,其他人员安排标准间。
           2. 部级、院士及以上级别外宾率领的代表团,可安排在五星级、四星级宾馆;其他外宾代表团可安排的宾馆标准最高不超过四星级。

(二)日常伙食费按以下办法执行:

1. 外宾日常伙食招待应当注意节俭,严格根据伙食标准选择菜品,提倡自助餐等形式。

2. 日常伙食费标准(含酒水、饮料):部级、院士及以上级别每人每天500元;其他人员每人每天300元。

(三)宴请费按以下办法执行:

宴请外宾严禁讲排场,原则上安排在校内就餐,不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈、浪费。

1. 外宾宴请费标准(含酒水、饮料):校级领导、院士出面举办的宴请每人每次不超过300其他人员出面举办的宴请每人每次不超过200元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。
           2. 接待外宾期间,原则上宴请不超过2(含学校组织的赴外地访问期间安排的宴请)。

3. 中方陪同人员数量应当根据实际工作需要确定,从严控制。外宾5人(含)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

(四)交通费按以下办法执行:
           1. 外宾公务接待原则上不负担国际旅费。外宾接待需报销国际旅费的,原则上可提供飞机经济舱

2. 外宾用车应当根据实际情况安排,除少数重要外宾乘坐小轿车外,其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴或大巴。在符合礼宾要求的前提下,外宾出行应当集中乘车,减少随行车辆。

3. 外宾赴市、县(市、区)访问需乘坐公共交通工具的,按以下标准执行级、院士及以上级别外宾可提供飞机头等舱、轮船一等舱和火车软席(含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧),其他人员可提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席(含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧)。  

确因工作需要并经接待单位领导批准,外方主宾的重要随行人员1 人可随主宾乘坐相应舱位。

(五)对外赠礼按以下办法执行:

1. 对外赠礼应当节约从简,不求奢华。实物礼品应当尽量选择具有地方或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品

2. 原则上由接待单位赠礼1次,其它单位不得重复赠礼。如外方赠礼,可按对等原则回礼。

3. 赠礼标准:对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为部级人员、院士,每人次礼品不超过400元;赠礼方或受礼方为司局级或校级人员、教授的,每人次礼品不超过200元;其他人员,可以视情况赠送纪念品。

4. 对访问我校的国外著名友好人士、社会名流、专家学者,确有必要赠礼的,按照部级人员标准执行。
        (六)外宾在华期间的私人开销,如医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用,均由外宾自理。

(七)陪同外宾赴外地访问期间,陪同人员费用由接待单位负担。陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的,经接待单位负责人批准,可按对应的外宾接待标准凭据实报实销。

第七条 外宾接待的经费管理

接待单位应从严、从紧控制外宾接待费用,严格执行接待费用开支标准,不得超预算安排外宾接待活动。

外宾接待费用的报销支付应严格按照学校财务报销制度和公务卡结算管理的有关制度执行。

接待单位依据《杭州电子科技大学外宾接待审批表及相关凭证进行报销。

第八条 其他

(一)学校有关职能部门要加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。国际处要加强对外宾接待的管理,计划财务处要加强对外宾接待经费使用的审核把关,审计处要加强外宾接待经费使用及接待标准的审计监督。纪检监察室要加强对外宾接待的监督检查。

(二)在我校举办国际会议的外宾接待费用管理按照国家在华举办国际会议的有关规定执行。

(三)港澳台地区来宾接待事宜参照本办法执行。

(四)本办法由国际处、计划财务处负责解释。

(五)其他未尽事宜,视具体情况处理。

(六)本办法自印发之日起施行


附件:《杭州电子科技大学外宾接待审批表》.doc


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