出国/境 之前

       一、提交材料

      提前两个月（假期出访任务适当提前）提交以下材料：

      为提升工作效率和质量，最大程度实现“数据多跑路、师生少跑腿”，请把下列全部材料的电子版以一个文件夹（名称：XXX等X人赴XXX团）（请不要发压缩包，因为压缩包无法在线编辑）通过钉钉发刘顺利老师，确认填报信息完整、无误后再打印。

      注：纸质版只需交邀请函与翻译件、校内申请表、日程安排、涉密人员信息表（涉密人员），其它材料仅提交电子版。

      1.邀请函

      应有邀请单位函头(单位名称、地址、电话)，内容应齐全(访问目的、出国人员名单、访问日期、停留天数、费用承担方)，落款应有邀请人签名或盖邀请单位章；办理签证时，有的国家要求邀请函原件，有的国家可用传真件（有邀请单位传真号）。详见省外办（港澳办）官网各国/地区签证要求http://fad.zj.gov.cn/col/col1229723218/index.html?uid=6773373&pageNum=2

      2. （新）因公出国（境）校内申请表（普通教职工）.docx或（新）因公出国（境）校内申请表（中层干部及以上).docx

      根据审计要求：必须打印在一页范围内，不能双面打印或打印成两页；

      *“学院/部门意见”，须由学院/部门主要行政负责人（正职）签字并盖公章；

     “学院/机关党委意见”，须由学院/机关党委主要负责同志（正职）签字并盖公章；

      *科研经费由科研处审核，省重点高校建设经费、学科建设经费由重点高校建设办公室审核，师资培训经费由人事处审核，重点学科“重中之重”建设经费由学科负责人审核；

      *《因公出国（境）校内申请表》须填写全部直系亲属成员情况，并经组织人事部门审核；

      *中层干部经主管校领导/联系校领导同意后填《因公出国（境）校内申请表（中层干部）》

      3.（新）因公出国任务审批表.docx或（新）因公出国参加学术会议审批表.docx

      或（新）因公赴港澳任务审批表.docx或（新）因公赴港澳参加学术会议审批表.docx

      *关于申报表里的出访任务，大部分老师都不属于访学，应填学术交流。

      访学通常是在90天以上。

      4.《因公出国（境）团组公示表格》

      5.身份证扫描件（JPG格式，手机拍照亦可，不能有反光、阴影、模糊）；

      6.涉密人员提交3个表格(表1表2是出国前填写，表3是回国后).doc（仅1份即可）

      7.出国（境）90天以内的，须在出访前到中国银行换汇，有关具体要求请查询计划财务处官网

https://cwc.hdu.edu.cn/2020/0412/c1387a106524/page.htm

         二、审批

            普通教职工出国（境），国际处(港澳台办)审核后报分管外事校领导审批；

            中层及以上干部出国（境），国际处(港澳台办)审核后报学校党委会审批。
 
            三、公示

            对出访团组在学校内网进行公示，公示时间一般为5个工作日。

     四、办理因公护照（公务普通护照）/因公往来港澳通行证

           1. 温馨提示

          如果因公赴港澳时间30天及以内的，必须持因公往来港澳通行证出访；如果因公赴港澳时间30天以上，则自行办理因私港澳通行证出行。

          除国家留基委项目外，所有因公出国的老师都需要办理因公护照。

   2. 前往省外服中心办理因公护照/因公往来港澳通行证

          浙江省外事办/港澳办审批通过后，国际处/港澳台办通知出访人持本人身份证自行前往省外服中心办理因公护照/通行证。

          注：

          1.因公护照需采集本人照片和指纹等信息，不能由他人代办，必须本人亲自前往现场办理因公护照。

          2.因公港澳通行证，可到附近照相馆拍照（为避免被上级退回，请您不要用手机拍照）港澳通行证照片要求， 不需要前往现场办理。

         省外服中心地址：西湖区石函路1号（西湖断桥斜对面的半山腰上）

         因公护照办理完成后，我们会先将因公护照首页的图片发给各位老师，方便大家填写签证材料（因公护照号码等信息）。领取因公护照的时间要按照取件预约单上的时间去省外办领取。

          3. 办理签证（与因公护照在同一地点办理）

          办理签证材料：任务批件（其中供汇联批件是给银行的，需要彩色打印。其他都用普通批件，黑白打印即可）、邀请函、取件预约单、身份证原件和签证要求清单里所列材料。

          收到签证要求等文件以后，就请各位老师立即着手准备签证材料。取件预约单上所写的日期当天，需要完成两个任务，一是领取因公护照，二是在省外办提交所有签证材料（具体流程请看取件预约单）。

          为提高效率，在等待因公护照制作的同时，请同步准备所有签证材料。

          五、购买覆盖全部国（境）外行程的商业保险

          可以自己选择购买任何一家保险公司的商业保险

   省外办/港澳办系统实行闭环管理，要求完整上报实际行程信息，请各位老师在出国（境）和回国（入境）当天，将出境章、入境章拍照后通过钉钉发给周星雨老师。

            回国/入境   之后：

          一、及时到国际交流合作处（港澳台事务办公室）报到，提交材料：

         1. 7天之内上交因公护照/港澳通行证；并在国际处填写回访记录表。
         2. 21天之内提交因公出访团组回国（入境）内部公示表.doc和总结报告，论文等成果。


          二、到计划财务处核报出国（境）费用，财务报销提供

          详见计划财务处网站https://cwc.hdu.edu.cn/2020/0412/c1387a106524/page.htm