为进一步规范和加强我校国际学术会议管理工作，提高会议的质量及效益，根据国家有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

一、会议申报

1. 国际交流合作处（以下简称国际处）负责我校国际会议的申报及管理工作。

2. 学校鼓励有条件和能力的学院、研究所积极举办有较高专业水平的学术性国际会议，以提高我校科学研究水平，促进学科建设，扩大我校在国际上的影响力。

3．会议主办单位提前3个月向学校提交申请报告，内容包括：举办会议中英文名称、举办会议的目的和意义、会议规模、主办单位名称、会议时间与地点、经费来源及预算等，并填写《杭州电子科技大学举办国际学术会议申报表》。

4. 承办国际会议的相关学院（研究所），需提前1个月提交主办单位举办国际会议所获得的政府批件，按主办国际会议的审批程序办理会议承办申请程序。

二、管理原则

1、举办国际会议要切实贯彻“以我为主、目的明确、统筹协调、从严掌握、厉行节约、讲求实效”、“促进学校教学科研”和“以会养会”的原则，严格控制会期、会议规模和会议规格，不得举办层次、水平较低的一般性会议及以盈利为目的会议。

2. 主办单位应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。涉及敏感及不明事宜，应及时与学校国际处联络，不得随意对外表态。

3. 未获得批准，不得擅自筹备或对外承诺举办国际会议，不得向与会代表签发邀请函。

4．不邀请未与我国建交国家的代表参会；不与背景不明的单位联合主办国际会议。

5．主办单位负责对与会代表提交论文进行审核，对有政治性错误、涉及知识产权、敏感信息等内容的，应及时要求更正或取消论文的发表资格。

6. 会议结束后，主办单位应在3周内向国际处提交《杭州电子科技大学举办国际学术会议总结表》、会议总结报告、通讯录、论文集、照片、录音录像等资料。总结报告内容包括：

　　（1）会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者单列），收到中、外论文数量。

　　（2）会议学术水平的评价。

　　（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向。

　　（4）会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议。

　　（5）会议论文集出版情况。

三、附则

1、本办法同样适用于双边及两岸学术会议。

2、本办法自公布之日起施行，由国际交流合作处负责解释。